Ab 20 % digitalisierter Buchhaltungsmandaten wird die digitale Buchführung effizient, so die Kernaussage des Buchs „Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien“ für das Christian Wenzel mehr als 680 Kanzleien befragte. Doch der Start fiel den meisten Kanzleien nicht so leicht, weil sie nicht geübt waren. Am Anfang traten Probleme auf, wie doppelte Prozesse, Kosten für Fortbildungen und sich eine Strategie zur Vermarktung zu überlegen. Wenzel gibt folgende Tipps, um zum Erreichen der 20 % digitalisierter FiBus durchzuhalten.
Ein erster und wichtiger Schritt zur erfolgreichen Implementierung der digitalen Buchführung ist, die eigene Kanzlei-Buchhaltung mittels einer Cloud-Plattform digital abzubilden. Dafür müssen alle Belege möglichst tagesaktuell digitalisiert und anschließend verbucht werden. Für diesen Schritt sollten, je nach Kanzleigröße, ein bis zwei Mitarbeiter eingesetzt werden. Gewinnt die Kanzlei nach einiger Zeit an Routine und ist mit der Software der Cloud-Plattform vertraut, wird es sich leichter feststellen lassen, welche Mandanten für weitere Umstellungen infrage kommen.
Als zweiten Schritt rät Christian Wenzel einen Test mit ausgewählten Mandanten: Für diese Mandanten könnte die Kanzlei selbst den gesamten digitalen Buchhaltungsprozess durchführen. Nach Belegübergabe des Mandanten im Pendelordner scannt die Kanzlei die Belege und übermittelt sie über die verwendete Online-Plattform an die Buchhaltungssoftware in der Kanzlei. So lässt sich zum einen weitere Routine gewinnen, und zum anderen können Besonderheiten des Mandanten im Vorfeld erkannt und im Prozess entsprechend abgebildet werden.
Dritter Tipp von Wenzel: Macht die Digitalisierung der Buchhaltung zur Chefsache. Die Etablierung neuer Prozesse, wie etwa die digitale Buchhaltung, bedeutet Veränderung. Wir Menschen neigen dazu, auf jede Veränderung mit Wiederstand zu reagieren und zwar ganz losgelöst davon, ob diese positiv oder negativ ist. Daher kommt es, dass das Loslassen von etablierten und bewährte Arbeitsweisen oftmals schwerfällt. Aus diesem Grund sollte das Thema digitale Buchführung unbedingt Chefsache sein und nicht delegiert werden. Mit der Entscheidung, die digitale Buchführung als Kanzlei aktiv zu gestalten, sollte den Kanzleimitarbeitern ein Impuls gegeben werden, dass es darum geht, gemeinsam neue Arbeitsweisen auszuprobieren und herauszufinden, wie die Kanzlei diese für sich nutzen kann.
Weitere Tipps findet Ihr in Wenzels Buch. Er vermarktet es über digitalekanzlei.com und bietet dort auch eine Leseprobe an. Das Buch ist auch im normalen Buchhandel on- wie offline zu haben: 144 Seiten, Paperback, ISBN 978-3-8482-2253-7. Mit einem Vorwort von Prof. Dr. Axel Pestke, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Steuerberaterverbands e. V., Berlin.
In unseren Infografiken findet Ihr vorab einen Auszug der Antworten der befragten 680 Kanzleien aus Wenzels Studie.
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